Regulamento Geral de Protecção de Dados

A presente Política aplica-se ao tratamento de dados pessoais (ou seja, quaisquer informações relativas a pessoa singular identificada ou identificável) de colaboradores atuais ou antigos da TAP Air Portugal.

Em determinadas circunstâncias, a presente Política é ainda aplicável ao tratamento de informação de familiares, dependentes, beneficiários ou outras pessoas que mantenham uma relação relevante com colaboradores ou antigos colaboradores da TAP Air Portugal, cujos dados recolhemos em conformidade com ou como resultado da relação que essas partes têm com um colaborador atual ou antigo da TAP Air Portugal.

Enquanto responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos seus colaboradores, a TAP Air Portugal procede ao tratamento dos dados necessários para a administração e gestão de recursos humanos, nos termos melhor descritos no ponto seguinte ( 4. Para que finalidades tratamos os seus dados? ). Os dados pessoais efetivamente recolhidos poderão variar conforme o estatuto de colaborador atual ou antigo, bem como da natureza do cargo e função desempenhados.

No decurso normal das atividades dos recursos humanos, poderemos recolher, designadamente, as seguintes categorias de dados pessoais:

• Informações de contacto, como o seu nome, morada, números de telefone (fixo e móvel), endereço de email e informações de contacto de emergência (amigos/familiares);

• Sexo, data de nascimento e estado civil;

• Naturalidade e nacionalidade;

• Número de segurança social, número de contribuinte, passaporte e número de identificação nacional, bem como cópia do cartão de cidadão (com o seu consentimento) e de passaporte ou outros documentos de viagem;

• Informações relativas a conta bancária;

• Situação de autorização de residência / visto de trabalho e dados referentes ao processo de imigração (quando aplicável);

• Histórico de emprego, habilitações académicas, certificados profissionais e académicos, referências e cartas de recomendação;

• Data de contratação, título/cargo, nível e departamento, detalhes de contato relacionados com o trabalho, data(s) de promoção, histórico profissional, aptidões técnicas e cursos de formação frequentados;

• Salário, bónus, incentivos a longo prazo e histórico dos prémios atribuídos;

• Horário de trabalho (caso aplicável);

• Subsídio por doença, registos de ausências ao trabalho, direito a e agendamento de férias, avaliações de desempenho, assiduidade, procedimentos disciplinares e queixas;

• Aptidão / não aptidão para o desempenho das funções;

• Nomes de utilizador (username) para utilização dos sistemas informáticos;

• Conteúdo eletrónico produzido ou recebido por si utilizando sistemas informáticos da TAP Air Portugal, incluindo emails e outras comunicações eletrónicas transmitidas ou recebidas através da utilização de sistemas informáticos da TAP Air Portugal;

• Hora e duração das chamadas telefónicas realizadas a partir de um telefone TAP AIr Portugal e número de telefone de destino;

• Informações sobre pensões, seguros e outras relacionadas com benefícios (que possam incluir informações acerca do cônjuge, filhos e outros dependentes e beneficiários elegíveis, tais como, nome, data de nascimento, morada, número de telefone/telemóvel dos membros do agregado familiar);

• Data de denúncia ou cessação do contrato, motivo da denúncia ou cessação do contrato, outras informações relativas à cessação do contrato;

• Informações captadas por sistemas de segurança, incluindo sistemas de entrada com cartão e sistemas de CCTV;

• Informações relativas a número de carta de condução e matrícula, caso aplicável; e

• Fotografias.

Adicionalmente, poderemos tratar determinadas categorias especiais de dados pessoais, se essas informações forem necessárias para o exercício de direitos ou o cumprimento de obrigações da TAP Air Portugal, as quais podem incluir:

• Informações sobre limitações de saúde, necessidades especiais e outras acomodações específicas no local de trabalho, em virtude de uma condição clínica;

• Nos casos em que for permitido por lei e adequado no que concerne à função a desempenhar pelo colaborador, o certificado de registo criminal e testes de droga e alcoolemia, bem como outros procedimentos de rastreio adequados.

A TAP Air Portugal, na qualidade de responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos seus colaboradores, trata estes dados nos termos da legislação aplicável, para diversas finalidades, entre as quais:

1. Cumprimento da relação contratual

   • Gestão de pessoal, incluindo mobilidade e recrutamento, formação e desenvolvimento, gestão e avaliação do desempenho e planeamento estratégico, contratação e cessação da relação contratual, bem como gestão de talento;

   • Processamento de salários, planeamento de compensações e benefícios, e gestão de sanções disciplinares.

2. Cumprimento de obrigações jurídicas

   • Conformidade com obrigações legais, designadamente medicina do trabalho, administração e manutenção de planos de seguros de saúde e acidentes de trabalho, e gestão de processos de acidentes de trabalho;

   • Planeamento e administração de impostos, seguros e pensões;

   • Resolução de litígios e divergências, investigações internas e revisões, auditoria, conformidade e gestão de riscos;

   • Conformidade com manutenção de registos e obrigações de comunicação de relatórios a autoridade de controlo;

   • Conformidade com ordens judiciais e administrativas / de autoridades de controlo, relativas a determinados colaboradores; e

   • Estabelecimento, exercício ou defesa em sede de ações judiciais.

3. Interesses legítimos

   • Controlo de acessos físicos e segurança das instalações;

   • Gestão e utilização de plataformas sociais e colaborativas internas;

   • Realização de inquéritos aos colaboradores e outras iniciativas de RH semelhantes para avaliação do envolvimento dos colaboradores;

   • Controlo de horários e assiduidade;

   • Controlo de meios de comunicações eletrónicas, nos termos melhor definidos na Política de Utilização de Meios Eletrónicos da TAP Air Portugal e na medida do necessário para a implementação de boas práticas de gestão de recursos humanos e materiais, de forma a não afetar o âmbito ou o exercício dos direitos e das liberdades fundamentais dos colaboradores.

4. Consentimento do titular dos dados

   • Mediante o consentimento do titular dos dados, a TAP Air Portugal trata ainda dados pessoais dos seus colaboradores e respetivos familiares para as finalidades de atribuição de benefícios, tais como, subscrição e gestão de seguros de vida e de saúde (na medida em que o âmbito da cobertura do seguro extravase o âmbito da cobertura legalmente obrigatória), bem como os dados necessários para a participação em passatempos ou concursos organizados pela TAP Air Portugal.

No desenvolvimento da sua atividade, a TAP Air Portugal poderá comunicar dados pessoais dos seus colaboradores a outras entidades, designadamente:

1. Entidades que façam parte do Grupo TAP;

2. Entidades subcontratantes, para o tratamento de dados sob instruções e em nome da TAP AIr Portugal (incluindo, prestadores de serviços de segurança, higiene e saúde no trabalho, empresas gestoras de edifícios ou de controlo de acessos, empresas de desenvolvimento de software, de serviços de manutenção de equipamentos, de formação profissional, de contabilidade e consultoria, de serviços financeiros, a SIBS, bancos e seguradoras). Nesses casos, a TAP Air Portugal assegura que tais entidades subcontratantes oferecem garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas de forma que o tratamento satisfaça os requisitos legais e regulamentares em vigor e assegure a proteção dos direitos dos titulares dos dados.

3. Entidades terceiras, quando a comunicação dos dados seja necessária para o cumprimento de obrigações legais ou de ordens judiciais, ou para a satisfação de solicitações de autoridades públicas ou governamentais, tais como a Autoridade Tributária e Aduaneira, Segurança Social, Fundos de Compensação, Estruturas Representativas de Trabalhadores, Sindicatos, Caixas de Previdência, Fundos de Pensões, Seguradoras, Subsistemas de Saúde, Tribunais, Autoridade para as Condições do Trabalho, solicitadores (no âmbito de processos de execução instaurados contra o colaborador), bem como à Autoridade Nacional da Aviação Civil e ANA Aeroportos (caso aplicável);

4. Entidades terceiras, em caso de qualquer reestruturação, fusão, venda, joint venture, aquisição, transferência ou de qualquer outra alienação da totalidade ou de uma parcela do negócio, bens ou stock (incluindo no âmbito de processos de liquidação ou outros processos similares).

Nos termos e com as limitações previstas na legislação aplicável, são atribuídos aos titulares dos dados (sejam, neste caso, colaboradores ou seus familiares), os direitos de informação, acesso, apagamento, limitação e oposição ao tratamento, portabilidade, retificação e reclamação à CNPD (caso a TAP Air Portugal não esteja a tratar os seus dados de forma lícita, de acordo com o disposto na lei e na presente Política).

Caso o tratamento dos seus dados tenha por base a prestação do seu consentimento para o efeito, poderá retirar o consentimento para o tratamento dos dados pessoais em questão a todo o tempo e sem qualquer penalização. No entanto, a retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento realizado com base no consentimento previamente prestado.

Pretendemos garantir que possui as ferramentas necessárias ao seu dispor para controlar as informações que nos faculta. Também é importante que mantenha os seus dados atualizados. Neste sentido, poderá exercer os seus direitos diretamente através da sua Área Reservada no Portal do Colaborador, consultando todas as suas informações e procedendo à respetiva retificação, sempre que necessário, ou, alternativamente, através de formulário disponibilizado aqui.

Os dados pessoais recolhidos são tratados no estrito cumprimento da legislação aplicável, sendo armazenados em base de dados específicas, criadas para o efeito.

O período de tempo durante o qual os dados são armazenados e conservados varia de acordo com a finalidade para a qual a informação é utilizada. Existem, no entanto, requisitos legais que obrigam a conservar os dados por um determinado período de tempo. Assim, e sempre que não exista uma exigência legal específica, os dados serão armazenados e conservados apenas pelo período necessário para as finalidades para as quais foram recolhidos, conforme acima identificadas

A TAP Air Portugal poderá transferir dados pessoais de colaboradores para países terceiros (fora da União Europeia ou Espaço Económico Europeu), no âmbito das finalidades previstas na presente Política, em relação aos quais não existe uma decisão de adequação adotada pela Comissão Europeia. Nesse caso, a TAP Air Portugal compromete-se a adotar as medidas de segurança adequadas para assegurar a confidencialidade e proteção dos dados dos seus colaboradores, nos termos da legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais.

A TAP Air Portugal está empenhada em assegurar a confidencialidade, proteção e segurança dos dados pessoais dos seus colaboradores, através da implementação das medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados contra qualquer forma de tratamento indevido ou ilegítimo e contra qualquer perda acidental ou destruição destes dados. Para o efeito, dispomos de sistemas e equipas destinados a garantir a segurança dos dados pessoais tratados, criando e atualizando procedimentos que previnam acessos não autorizados, perdas acidentais e/ ou destruição dos dados pessoais, comprometendo-se a respeitar a legislação relativa à proteção de dados pessoais e a tratar estes dados apenas para os fins para que foram recolhidos, assim como a garantir que estes dados são tratados com adequados níveis de segurança e confidencialidade.

Porque reconhecemos a sensibilidade desta informação, uma vez que (nos termos melhor definidos no ponto 5. acima) por vezes há lugar à comunicação dos seus dados pessoais a terceiros, a TAP Air Portugal definiu regras claras de contratualização do tratamento de dados pessoais com os seus subcontratantes, e exige que estes adotem as medidas técnicas e organizacionais apropriadas para proteger os seus dados pessoais. Contudo, nalguns casos, podemos ser obrigados por lei a divulgar os seus dados pessoais a terceiros (tais como autoridades de controlo) relativamente aos quais temos um controlo limitado relativamente à proteção dos dados pessoais.

Neste âmbito, a TAP Air Portugal designou também um Encarregado de Proteção de Dados (Data Protection Officer ou “DPO”) para acompanhar o cumprimento das políticas e normas aplicáveis em matéria de proteção de dados pessoais.

Caso necessite de quaisquer esclarecimentos acerca da presente Política ou pretenda obter mais informações sobre como a TAP Air Portugal procede ao tratamento dos seus dados pessoais, poderá contatar a área de Operações de RH, da Direção de Recursos Humanos, ou o DPO, através dos seguintes meios:

Operações de RH – Administração de Pessoal e Vencimentos: tps.admin.ta@tap.pt
Encarregado de Proteção de Dados (DPO): dpo@tap.pt

TAP Air Portugal pode alterar a qualquer momento a presente Política, por forma a que a mesma se encontre em conformidade com as obrigações legais e regulamentares aplicáveis a cada momento, sem aviso prévio. As alterações a esta Política ser-lhe-ão comunicadas através do Portal do Colaborador.